Facebook Twitter

Leiðbeiningar

1

Nýskráning og innskráning

Þú getur valið að nýta þér Google eða Facebook auðkennið þitt fyrir inn- og nýskráningu á Konto. Einnig er í boði að skrá netfang og lykilorð, en þá verður að staðfesta netfangið með því að smella á hlekk sem sendur er á skráð netfang. Þegar þessi leið er valin, þá skráir viðkomandi netfang og lykilorð á innskráningarsíðu til að komast inn í Konto kerfið.
2

Að setja upp þína reikninga

Fyrsta skrefið eftir nýskráningu felst í því að skrá upplýsingar um þann sem kemur til með að gefa út reikningana - hvort sem það er fyrirtæki eða einstaklingur. Útgefinn reikningur verður merktur útgefanda með vörumerki (e. logo) og öllum tilheyrandi upplýsingum. Með því að smella á spurningarmerki (e. icon) er hægt að fá nánari lýsingu á öllum reitum í þessu skráningarformi.
3

Að skrá viðskiptavin

Þegar þú ert að gefa út reikning, þá er einhver skráður sem greiðandi - þessir greiðendur eru þínir viðskiptavinir. Konto er með viðskiptavinaspjöld þar sem eigindi og upplýsingar um greiðendur eru skráðar. Viðskiptaskilmálar, tungumál, gjaldmiðill, greiðslufrestur og afhendingamáti reiknings eru m.a. skilgreind á viðskiptavinaspjaldi.
4

Að skrá vöru

Þegar þú ert að gefa út reikning þá verður að vera einhver vara í vörulínu reiknings. Mögulegt er að skilgreina nýjar vörur þegar reikningur er útbúinn. Einnig er hægt að skrá vörur á vörulista. Fyrir þínar vörur skráir þú lýsingu, mælieiningu, VSK flokk og verð með/án VSK. Í vörulistanum er auðvelt að uppfæra vörur og afvirkja þær sem ekki eiga að birtast í vallista þegar verið er að útbúa nýjan reikning.
5

Að útbúa reikning

Þegar nýr reikningur er útbúinn þá velur þú viðskiptavin, vöru(r) og skráir magn. Einnig, ef við á, þá er mögulegt að skrá viðhengi með reikningi og veita afslátt af einstaka vörulínum. Að lokum er reikningur yfirfarinn og sendur. Reikningurinn er þá sendur á greiðanda í samræmi við skráð eigindi á viðskiptavinaspjaldinu. Einnig er í boði að "vista" reikning, ef þú vilt bíða með að senda hann á greiðanda.
6

Yfirlit reikninga

Sýnir yfirlit yfir þína vistaða og útgefnu reikninga. Þegar einn reikningur úr yfirlitinu er valinn birtist listi yfir mögulegar aðgerðir. Notendur geta valið að:
  • Skoða reikningsupplýsingar
  • Skoða reikning sem PDF
  • Senda reikning sem viðhengi með þínum skilaboðum á valið netfang
  • Útbúa nýjan reikning sem er eins og þessi sem er valinn
  • Merkja vistaðan reikning sem "Ógildur"
  • Merkja útgefin reikning sem "Greiddur"
  • Útbúa kreditreikning til að jafna út valinn reikning
7

Að stofna kröfu

Þú getur valið að stofna kröfu í netbanka greiðanda á sama tíma og þú gefur út reikning. Þá einfaldlega hakar þú í reitinn ,,Kröfustofnun“ í síðasta skrefinu, áður en þú sendir reikninginn. Ef þú vilt alltaf stofna kröfu við útgáfu reiknings hjá ákveðnum viðskiptamönnum þá getur þú valið viðkomandi viðskiptamann undir viðskiptavinir, hakað í reitinn ,,Kröfustofnun“ neðst á síðunni og smellt á vista. Í kjölfarið er alltaf sjálfkrafa hakað við ,,Kröfustofnun“ í reikningaforminu þegar þú ert að útbúa reikning fyrir viðkomandi viðskiptavin. Þú getur þó alltaf valið að afhaka reitinn í reikningaforminu þegar þú ert að útbúa reikning.

Áður en þú getur hafist handa við að stofna kröfur í netbanka samhliða útgáfu reiknings þá þarftu fyrst að virkja Kröfustofnun undir Áskriftir og viðbætur og velja þinn viðskiptabanka. Í kjölfarið sendir Konto tölvupóst á tengilið í þínum viðskiptabanka með upplýsingum um að þú viljir ganga frá innheimtusamningi. Þér er einnig sendur tölvupóstur með öllum nauðsynlegum upplýsingum þegar þú hefur ferlið á Konto.is með því að virkja Kröfustofnun viðbótina.
8

Hraðgreiðslur

Með hraðgreiðslum getur þú boðið viðskiptavinum þínum upp á afslátt greiði þeir kröfu í heimabanka innan 3 daga. Eftir að þú hefur virkjað hraðgreiðslur hjá þér undir Áskriftir og viðbætur þá mun Konto kerfið alltaf spyrja þig þegar þú ert að stofna kröfu í netbanka hvort þú viljir bjóða viðskiptavini þínum upp á hraðgreiðsluafslátt.

Með hraðgreiðsluafslætti skaparðu hvata hjá viðskiptavinum þínum til að greiða kröfur frá þér strax í stað þess að þeir bíði með greiðslu fram á eindaga eða síðar. Með þessu geturðu einnig skapað hvata hjá stærri viðskiptavinum til að greiða strax sem ellegar væru að krefjast mjög langs greiðslufrests, t.d. 60-90 daga. Almennt er enginn ávinningur af því að greiða reikninga fyrir eindaga, aðeins refsingar í formi vanskilagjalda fyrir óskilvísar greiðslur. Þessu viljum við breyta og stuðla að viðskiptakúltúr þar sem menn greiða tímalega og ekki er krafist ótæpilegs greiðslufrests.
9

Áskriftarreikningar

Með áskriftarreikningum getur þú með sjálfvirkum hætti sent viðskiptavinum þínum reikninga með reglulegu millbili, þ.e. viku-, mánaðar-, ársfjórðungs- eða árlega. Þú getur einnig stofnað kröfu í netbanka í hvert skipti sem áskriftarreikningur er sendur (að því gefnu að þú hafir virkað kröfustofnun). Þú getur valið að slá inn hversu oft reikningurinn skuli sendur út, t.d. einu sinni næstu tólf mánuði eða haft gildið 0 í reitnum Fjöldi og þá sendast reikningarnir út með reglulegum hætti þangað til þú slekkur á viðkomandi áskriftarreikningi.

Það er mögulegt að tengja upphæðina á áskriftarreikningum við vísitölu neysluverðs með því að haka í reitinn "Tengja við vísitölu neysluverðs" þegar þú útbýrð áætlun fyrir áskriftarreikning. Sjá nánari leiðbeiningar --> Vístölutenging á áskriftarreikningum

Til þess að slökkva á (eða hætta) útgáfu ákveðin áskriftarreiknings þá ferðu í Aðgerðir og umsjón > Áskriftarreikningar.
10

Sendu eins reikning á hóp af viðskiptavinum

Eftir að hafa virkja Kröfustofnun viðbótina þá verður mögulegt fyrir notendur að hlaða inn lista af viðskiptavinum með Excel skjali. Einnig er mögulegt að útbúa nýja hópa og raða viðskiptavinum í hópa samkvæmt þinni skilgreiningu. Eftir að hafa útbúið hóp(a), getur þú valið að senda áskriftarreikninga og/eða staka reikninga á heilu hópana af viðskiptavinum. Þegar reikningur er útbúinn, velur þú þinn hóp undir "Viðskiptavinur" fellilistanum í stað þess að velja einstaka viðskiptavin.

Nánari upplýsingar og leiðbeiningar fyrir --> Hópar viðbótina á Konto
11

Tenging við vefverslanir og bókhaldskerfi

Konto er tilbúið með tengingar fyrir DK og NAV. Athuga að DK krefst þess að notendur séu í sérhýsingu hjá DK, borgi fyrir uppsetningu og greiði fyrir auka leyfi. En, Konto hefur smíðað viðbót fyrir NAV sem gerir notendum NAV að tengjast Konto kerfinu án þess að greiða sínum þjónustuaðila NAV fyrir auka leyfi. Þeir notendur sem virkja NAV geta einnig notað Konto til að skrá kostnaðarreikninga og kvittanir - NAV sækir gögnin í Konto og einfaldar alla bókun á bæði kostnaði og sölureikningum. Konto mun gefa út ókeypis plugin fyrir WooCommerce haustið 2017.

Fyrir skjölun og nánari upplýsingar um vefþjónustu Konto --> Konto API
12

Að selja vöru á netinu

Þú getur með auðveldum hætti búið til sölusíðu fyrir þær vörur sem þú hefur skráð á Konto.is. Til að útbúa sölusíðu þá velurður einfaldlega viðkomandi vöru undir Vörulisti og smellir á ,,Söluform og sölusíður”. Þá býr Konto til hlekk fyrir þig sem þú beinir viðskiptavinum þínum inn á.
Viðskiptavinurinn þarf síðan bara að færa inn pöntunarupplýsingar og í kjölfarið sendir Konto út bæði sölureikning og stofnar kröfu í netbanka viðskiptavinar. Þú færð síðan tilkynningu á tölvupósti um leið og kaupandinn hefur greitt vöruna.

Nánari upplýsingar og leiðbeiningar fyrir --> Selja á netinu með Konto
13

Rafræn undirritun skjala

Konto býður uppá einfalda leið til að undirrita samninga, eins og leigusamninga eða verksamninga, með rafrænum skilríkjum á símanum. Þú velur bara þinn viðskiptavin, skráir símanúmerið, hleður inn skjalinu í PDF formi og sendir af stað.
Rafrænar undirskriftir frá Konto.is uppfylla allar kröfur EU reglugerðar nr. 910/2014 (eIDAS) fyrir fullgildar rafrænar undirskriftir sem jafngilda handrituðum undirskriftum. Rafrænar undirskriftir frá Konto.is uppfylla þar með kröfur allra dómstóla í Evrópu með fullnægjandi stuðningi laga fyrir rafrænar undirskriftir.

Fyrir nánari upplýsingar um rafræna undirritun skjala --> Rafrænar undirskriftir með Konto
14

Skýrslur

Konto notendur sem eru í greiddri áskrift geta valið Aðgerðir og umsjón > Skýrslur. Þar er mögulegt að keyra út heildaryfirlit fyrir gefið tímabil. Yfirlit yfir reikninga, kreditreikninga, greiðslur og kostnað. Notendur geta valið á milli þess að fá úttak skýrslu í PDF eða CSV. Bókarar geta notað CSV skrár til að hlaða inn upplýsingum í sitt bókhaldskerfi.
Einnig er mögulegt að setja upp skýrslu í áskrift. Notendur geta valið fyrir hversu langt tímabil (fjöldi mánaða) og valið hversu reglulega á að útbúa og senda skýrsluna.

Samtölur fyrir vsk upplýsingar og heildar sölu per vsk flokk hjálpar notendum með uppgjör á vsk.
15

Aukanotandi

Þeir notendur Konto sem virkja greidda áskrift munu geta sent boð á samstarfsfélaga/sölufulltrúa/bókara og boðið þeim að vera hluti af þínu fyrirtæki á Konto.is. Þegar aðilum er boðið með þessum hætti, fá þeir sér aðgang inn á Konto en geta notað þína viðskiptavini, vörur og reikningsupplýsingar til að senda reikninga fyrir hönd fyrirtækis. Ekki þarf að greiða aukalega fyrir að veita aukanotanda aðgang að kerfinu.

Þessi viðbót, ásamt skýrslum fyrir heildarviðskipti niður á tímabil og vsk skýrslur fyrir einfaldara uppgjör, mun koma á Konto.is haustið 2017.
16

Senda reikning á erlendan aðila

Konto notendur geta skráð Kennitöluna 1111111119 fyrir erlenda aðila. Hægt að velja að fá reikningsúttakið og skilaboð á ensku, með því að velja Ensku sem tungumál viðskiptavinar.
Mögulegt að setja upplýsingar um lengri póstnúmer og póstbox í reitinn heimilisfang. Það er í boði að velja annann gjaldmiðil en ISK. Einnig er æskilegt að haka við að viðkomandi sér undanskilinn VSK til að tryggja að þú gefir ekki út reikninga með virðisauka fyrir viðkomandi viðskiptavin.

17

Selja og bóka á námskeið og viðburði

Notandi getur valið vöru í vörulistanum hjá sér og valið að útbúa sölusíðu og söluform fyrir viðkomandi vöru. Sölusíðan getur verið tegundin Námskeið og viðburðir. Notendur skrá fjölda sem hægt er að selja með því að skrá fjölda á lager. Svo er hægt að bæta við lýsingu og myndum. Neðst í forminu er hægt að stilla hvaða eindagi á að vera á þeim reikningum sem sendir eru úr kerfinu til þeirra sem panta miða eða pláss.
Notendur geta vísað í vefsíðu á léni Konto, þar sem pöntunarformið fyrir þína vöru er aðgengilegt. Einnig er mögulegt að fella inn (e. embed) formið á hvaða síðu sem er.

Notendur geta séð lista yfir skráða aðila, séð greiðslustöðu á reikningum þeirra og valið að senda skilaboð á allann hópinn.
18

Senda reikning á Reykjavíkurborg

Reykjavíkurborg er með kennitöluna 5302697609. Allir reikningar, þar sem Reykjavíkurborg er greiðandi, vísa í hana fyrir kennitölu greiðanda. En, svo þarf að tilgreina kostnaðarstöð innan Reykjavíkurborgar með því að vísa í númer - svo kallað burðalagsauðkenni. Undir ,,Hvernig skal senda reikning?" er sjálfvalið að senda beint á viðskiptakerfi greiðanda. Í reit undir Burðarlagsauðkenni er mögulegt að leita eftir heiti eða skrifa inn viðeigandi númer.
Athugið að Reykjavíkurborg fer fram á 30 daga greiðslufrest.

Sjá hér fyrir nánari upplýsingar um hvernig á að senda rafrænan reikning á Reykjavíkurborg.
19

Kostnaðarskráning

Notendur í greiddri áskriftarleið geta virkjað viðbótina Kostnaðarskráning og byrjað að skrá upplýsingar um kostnað. Bókhaldskerfi hjá bókara sækir upplýsingar um kostnað og einfaldar bókun fyrir bókara. Skráður kostnaður með vsk upplýsingar birtist á úttaki fyrir Skýrslur hjá notendum og einfaldar þar með vsk uppgjör.
Einnig er mögulegt og byrja að móttaka rafræna reikninga (xml) með því að óska eftir því að söluaðili sendi rafrænan reikning á Konto. Konto kerfið sækir reikninginn og skráir viðeigandi upplýsingar í Kostnaðarskráningu, sem skilar sér svo til bókara.

Samtölur í skýrslu fyrir vsk og heildarkostnað per vsk flokk hjálpar notendum með uppgjör á vsk.